Nach einem von mehreren Lockdowns geprägten Jahr 2020 blickt Österreichs MICE-Branche mit verhaltenem Optimismus in die 2. Jahreshälfte 2021. Digitale/hybride Events, die es Unternehmen vorübergehend ermöglichten, mit Kunden in Kontakt zu bleiben, werden auch zukünftigen Live-Events Mehrwert verleihen.
Gestärkt ins Jahr 2021
Das Austrian Convention Bureau (ACB), Dachverband der österreichischen Kongress- und Tagungsindustrie, startet mit dem Beitritt des Professional Congress Organizers AIM Austria GmbH, Digitaldienstleister Goin’ Places GmbH sowie der Eventagentur INSPIRIA Event Service GmbH gestärkt in das Jahr 2021. Die italienische AIM Group International zählt zu den weltweit renommiertesten Professional Congress Organizer (PCO) und bietet seit 1979 am österreichischen Standort Wien seinen Kunden innovative und maßgeschneiderte Konzepte an. Das zweite neue Mitglied, die Goin’ Places GmbH, verstärkt den Dachverband in der Kategorie Kongressdienstleister. Das Unternehmen wurde 2016 von Katharina Zehender -gegründet und bietet neben der Location-Vermittlungsplattform eine 3D-Sales- und Planungssoftware, die zur Visualisierung von Veranstaltungsstätten sowie Virtualisierung von Veranstaltungen und Räumen genutzt werden kann. Weiteres Expertenwissen brachte Stefan Heissel, Geschäftsführer der INSPIRIA Event Service GmbH, bereits in der Vergangenheit bei mehreren ACB-Fortbildungsveranstaltungen ein und vervollständigt nun mit seiner innovativen Agentur die Reihe der aktuellen Neuzugänge im Verband.
Hybrid ist gekommen, um zu bleiben
„Das Jahr 2020 und die erste Jahreshälfte 2021 waren natürlich geprägt von der Corona-Pandemie, die uns und die gesamte Kongressbranche massiv getroffen hat. Wir haben die Zeit genutzt, um einerseits in die Modernisierung unseres Hauses, innovative Eventkonzepte und Digitalisierung zu investieren und andererseits als Österreichs größte Test- und Impfstraße unseren Beitrag zur Pandemiebekämpfung zu leisten, damit wir alle bald wieder zu mehr Normalität zurückkehren können und auch Veranstaltungen so sicher wie möglich stattfinden werden. Wir freuen uns, dass unsere innovativen Konzepte zu Online- und Hybridkongressen so gut ankommen und wir bereits im Mai und Juni mit der ersten E-Sport-Veranstaltung und zwei medizinischen Kongressen spannende Online-Veranstaltungen im Hause begrüßen werden. Auch in der 2. Jahreshälfte stehen schon die ersten größeren Hybridkongresse in den Startlöchern. Wir gehen davon aus, dass „hybrid“ gekommen ist, um zu bleiben, und sind durch unsere langjährige Erfahrung mit dem ECR als einem der größten hybriden Kongresse bereits bestens darauf vorbereitet“, erklärt Susanne Baumann-Söllner, Direktorin des Austria Center Vienna.
Mit Wifi 6 in die Zukunft
„Die Pandemie hat mit einem Schlag unser Geschäftsfeld in die digitale Welt gehievt. Wir haben sofort unsere Venue digitalisiert und können nun virtuelle Begehungen anbieten. Ein großer Vorteil in der Zusammenarbeit mit internationalen Kunden, wenn die Reisefreiheit eingeschränkt ist. Hinzu kam, dass 2020 aufgrund des Veranstaltungsverbots nur vereinzelt Veranstaltungen vor Ort stattfanden und wir uns daher eine Alternative überlegen mussten. Das war die Geburt eines Broadcast-Studios mit unserem Partner Steiner Live. Rund 190 m² Studiofläche mit 4K-Kameratechnik, separatem Regieraum und einem curved LED-Screen stehen für die Produktion digitaler Events bereit“, sagt Martina Candillo, Director Congresses & Events, Messe Wien Exhibition & Congress Center, und unterstreicht: „Die Messe Wien bietet als erstes Messe- und Kongresshaus in Österreich Wifi 6 und damit neun Mal schnelleres Internet. Dieser Übertragungsstandard erlaubt die gleichzeitige WLAN-Nutzung für bis zu 25.000 Personen.“ Dies sei ein absolutes Alleinstellungsmerkmal. Dass Kunden Live-Events herbeisehnen, spiegle sich bereits im Buchungskalender wider. „Die Anfragen für Veranstaltungen für 2021 häufen sich, seitdem die ersten Lockerungsmaßnahmen angekündigt wurden“, so Candillo. „Für 2022 haben wir erst kürzlich drei Veranstaltungsbestätigungen erhalten, darunter die International Joint Conferences on Artificial Intelligence Organization (IJCAI) mit 4.000 Teilnehmern. Wir sind sehr stolz, dass die Veranstalter unsere Venue als Austragungsort gewählt haben. Ein Blick in die Glaskugel ist spannend, aber es bleibt ein Blick in die Glaskugel. Fakt ist, dass unsere Zukunft hybrid ist und wir dafür an der Messe Wien top aufgestellt sind.“
Persönliche Meetings mit digitalem Mehrwert
„Das vergangene Jahr war von Kurzarbeit für die Mitarbeiter und deren Bedürfnis, trotz totalen Lockdowns etwas Sinnstiftendes zu tun, geprägt“, so Mag. Gerhard Stübe, Geschäftsführer Kongresskultur Bregenz. „Es wurde viel in Weiterbildung und Entwicklung – vor allem hinsichtlich Digitalisierung – investiert. Eine Herausforderung war und ist, dem Team ohne physische Zusammenkünfte Mut und Zuversicht zuzusprechen. Die digitalen Möglichkeiten bieten hier keinen vollständigen Ersatz für gelingende Gespräche. Aus operativer Sicht herausfordernd war, für alle bereits gebuchten Kundenveranstaltungen neue, passende Termine zu finden. Der Fokus lag auf digitalen Veranstaltungen, die teilweise auch einen hybriden Teil aufwiesen. Auf Vorschlag unserer Multimedia-Abteilung richteten wir im Herbst 2020 ein ‚Digitalstudio‘ ein, um unseren Kunden zu ermöglichen, die Kommunikation nach innen wie nach außen aufrechtzuerhalten. Der Vorteil für unsere Techniker lag darin, sinnvolle Arbeit verrichten und bei der Arbeit dazulernen zu können. Dieses Digitalstudio wurde in kürzester Zeit realisiert und von unseren Kunden sehr gut angenommen. Die letzte intensive ‚hybride‘ Veranstaltung war ein Corporate Event Ende Mai, an dem zwölf Personen vor Ort und an die 3.000 Personen digital teilgenommen haben. Auch wenn der Einsatz digitaler Werkzeuge viele Vorteile für Kongresse bietet, werden – wie wir aus unserer Buchungslage für die zweite Jahreshälfte erkennen können – digitale Meetings keinesfalls die physischen Zusammenkünfte ersetzen können.“
Live is Life
Die Aktivitäten der SALZRAUM.Hall livelocations der Hall AG stehen gerade in Hinblick auf das Corona-Jahr unter dem Motto „Nachhaltigkeit, Prävention, Kooperation“. Dies gilt für alle drei livelocations: die Burg Hasegg mit ihren Ursprüngen im 13. Jahrhundert und damit eine der ältesten Begegnungsstätten Österreichs, das Salzlager, ein historischer Industriebau aus dem 19. Jahrhundert, und das Kurhaus, das zu Beginn des 20. Jahrhunderts errichtet wurde.
Nachhaltigkeit ist in den SALZRAUM.Hall livelocations tatsächlich viel mehr als ein Schlagwort. Denn als Tochterbetrieb der Hall AG sind die SALZRAUM.Hall livelocations in das Gesamtkonzept der Energie- und Wasserversorgung durch den kommunalen Dienstleister eingebunden. Dieser setzt auf nachwachsende Rohstoffe und zeichnet zudem dafür verantwortlich, dass die Haushalte und Betriebe mit reinstem Wasser aus dem Quellgebiet des Karwendelgebirges versorgt werden. Davon profitieren auch Veranstalter sowie Teilnehmer bei sämtlichen Meetings und Events in den SALZRAUM.Hall livelocations. Denn hier können sie auf Wasser, Wärme und Ökostrom direkt aus der Region und 100 Prozent erneuerbare Energie vertrauen.
Ausblick: „Es gibt bereits Buchungen für den Herbst und für 2022 ist die Nachfrage schon groß“, freut sich An-dreas Ablinger. „Aber wir machen die Erfahrung, dass Kunden noch zurückhaltend sind, weil es viele Unsicher-heiten gibt.“ Ob der Trend zu digitalen beziehungsweise hybriden Veranstaltungen anhalten wird? „Auch wenn wir mit unserem historischen Salzlager und seiner Säulenhalle die perfekte Kulisse für virtuelle Veranstaltungen sind, ist klar: Online-Meetings können das echte Erlebnis, die Begegnung, auf Dauer nicht ersetzen.“
Kooperation: Im Zuge des 2. Lockdowns haben sich die SALZRAUM.Hall livelocations, das Europahaus Mayrhofen und Gurgl Carat zu einer Kooperation entschlossen: Sie bilden nun dieDrei.tirol – Tagungskristalle in Stadt.Tal.Berg. Andreas Ablinger: „Wir können dem Markt nun Packages und Naturerlebnisse anbieten, die es in der Form nur bei uns gibt und die wieder richtig Lust darauf machen, zu tagen und in einer schönen Umgebung zusammenzukommen.“
Plädoyer für Live-Events
„Der komplette Wegfall der Geschäftsgrundlage ab März 2020 war eine neue Situation, zu der es noch keine Erfahrungen gab. Dementsprechend groß war die Herausforderung, die Kurzarbeit, das Home-office und viele andere Dinge zu managen. Das Absagen bereits fixfertiger Messen und das in Folge immer wieder Verschieben von Veranstaltungen mit der verbundenen Ungewissheit war und ist immer noch für unser Messeteam eine große Belastung“, sagt Mag. Robert Schneider, Direktor Messe Wels.
„Kleinere Veranstaltungen mit guten Präventionskonzepten, welche von uns erstellt werden, konnten erfolgreich durchgeführt werden. Wir bieten auch ein Streaming-Studio an, sodass die Veranstalter auch hybride Konferenzen abhalten können. Unsere Ausstellerbefragungen haben ergeben, dass die Bereitschaft, 2021 eine physische Messe durch eine digitale zu ersetzen, nicht gegeben ist. Die Menschen sehnen sich nach persönlichen Kontakten und Meetings. Ein vollwertiges Meeting oder eine Konferenz muss physisch, analog und live sein! In Zukunft werden wir das noch mehr zu schätzen wissen.
Wir haben den Fokus daher, soweit es eben möglich war, auf physische Veranstaltungen gelegt und nicht versucht, diese ins Digitale zu transformieren. Digitale Messen, wie sie im Augenblick stattfinden, werden sich nicht durchsetzen. Hybride Messen werden hingegen normal und State of the Art werden. Für 2022 arbeiten wir daher an hybriden Messeformaten. Die Auftaktveranstaltung wird die WEBUILD – Energiesparmesse Wels im März sein.“
Vienna: A pleasure doing business
„Das vergangene Jahr hat der gesamten Branche enorm viel Durchhaltevermögen und Flexibilität abverlangt. Mit März 2020 kam das Tagungsgeschehen in Wien – wie auch in weiten Teilen der Welt – weitestgehend zum Erliegen. Besonders die für Wien wichtigen internationalen Kongresse und Firmenveranstaltungen waren aufgrund von Einreisebeschränkungen kaum mehr möglich. Viele geplante Meetings mussten aufgrund der Situation – Einreisebestimmungen, besondere Regelungen und großteils Verbote von Veranstaltungen – rein virtuell stattfinden. Dass so etwas mit großem Erfolg funktionieren kann, hat unter anderem der ECR 2021 gezeigt. Wir haben in den letzten Monaten einen enormen digitalen Schub erlebt. Die Nachfrage nach Möglichkeiten, mit denen Teilnehmer virtuell und dennoch interaktiv eingebunden werden können, ist stark gestiegen. Die Branche hat rasch reagiert und in digitale Lösungen investiert. Hybride Formate waren ebenfalls gefragt – zwar in geringerem Ausmaß, doch werden sie uns auch künftig begleiten. Physische Veranstaltungen haben aber ganz klar eine Zukunft und können durch virtuelle Meetings nicht ersetzt werden. Denn oft sind es gerade die persönlichen Gespräche zwischen den Sitzungen, die Mehrwert bringen, mit denen Netzwerke aufgebaut werden und in denen Ideen entstehen. Der Wunsch und die Nachfrage nach physischen Meetings in Wien sind klar gegeben. Wir freuen uns sehr, dass wir mit dem Vienna Meeting Fund 2021 zum Wiederhochfahren des Tagungsgeschehens Akzente setzen können: Wir fördern damit Kongresse und erstmals auch Firmenveranstaltungen, die bis Ende 2023 in Wien stattfinden. Die Fördersumme von vier Millionen Euro wird von der Stadt Wien zur Verfügung gestellt, das Vienna Convention Bureau fungiert als Förderstelle. Außerdem haben wir Mitte Mai die erste -internationale Kampagne der Meeting Destination Vienna gestartet. Vier Wochen lang läuft die Kampagne unter der kommunikativen Leitidee „Vienna: A pleasure doing business“ in ausgewählten, für uns wichtigen (Nah-)Märkten. Damit schaffen wir Aufmerksamkeit für den Tagungsstandort Wien und richten uns neben Meeting-Planern und Veranstaltern auch an die breite Öffentlichkeit und Entscheidungsträger, um die Relevanz von physischen Meetings hervorzuheben“, sagt Mag. Christian Woronka, Leitung Market Management & Vienna Convention Bureau, Wiener Tourismusverband.
Neue Kommunikationsstrategie
„2020 war aufgrund der COVID-19-Pandemie ein sehr herausforderndes Jahr. Das Convention Bureau Tirol hat die Zeit genutzt, um auf Basis detaillierter Datenrecherchen und tiefgreifender Zielgruppen und Stakeholder-Analysen eine neue Kommunikationsstrategie und einen daran angepassten Marketing-Mix zu entwickeln. Damit wird gewährleistet, dass das Conventionland Tirol und seine Partner den Herausforderungen des ‚New Normal‘ gewachsen sind und nicht nur mit Zukunftsmut, sondern auch mit trendbasierter Weitsicht vorangehen“, so Veronika Handl, Leiterin Convention Bureau Tirol. „Für das Conventionland Tirol ist wichtig, eine Vorreiterrolle einzunehmen und mit gutem Beispiel voranzugehen, Formate zu entwickeln, die unabhängig von der -aktuellen Situation durchgeführt werden können und Planungssicherheit ermöglichen. Sämtliche Umfragen zeigen eines ganz klar: Die menschliche Interaktion wird durch keine virtuelle Lösung jemals zu ersetzen sein. Live ist für viele Formate, wie z. B. Teambuildings, Klausuren, Strategie-Meetings, Workshops, aber auch wissenschaftliche Konferenzen und Kongresse, unverzichtbar und wird heiß herbeigesehnt. Wir verzeichnen bereits ein gesteigertes Interesse der Veranstaltungsplaner, wieder Live-Events abhalten zu können.“ Geplant sei eine eigene hybride -Tirol-Kunden-Veranstaltung sowie eine MICE-Tirol-Kampagne im deutschsprachigen Raum im Herbst.
Signifikanter Rückgang
„Die Kongressstatistik von 2019 bis 2020 und eine Grafik sprechen für sich selbst“, sagt Heinz Kaltschmidt, Leiter des Graz Convention Bureaus. „Nach 62.513 Teilnehmern an 179 Tagungen im Jahr 2019 verzeichnete das Kongressjahr 2020 aufgrund von COVID-19 mit 5.687 Teilnehmern ein Minus von 44.420 Gästen. Von den 21 Tagungen 2020 fanden fast alle vor dem ersten Lockdown statt. Und auch im Frühjahr 2021 hatten wir bis jetzt -eigentlich so gut wie keine Veranstaltungen. Ab nun sind zwar ‚Zusammenkünfte‘ mit Einschränkungen wieder möglich, aber ich kann da nur für Tagungen, Seminare und Kongresse sprechen, und da sind erst ab September wieder nationale und internationale Tagungen in Graz geplant. Wir rechnen für den Herbst – sofern es die Pandemie zulässt – wieder mit einer recht aktiven Kongresssaison, wobei wir da sicher bei der Anzahl der Tagungen und auch bei den Teilnehmerzahlen noch länger nicht das Niveau der Vorjahre erreichen werden. Ich denke, es wird mindestens bis 2022 oder 2023 dauern, bis sich die Kongresstätigkeit wieder neu einpendelt. Wie das in Zukunft genau ausschauen wird und ob und wann wir wieder auf die Niveaus von vor 2020 kommen werden, ist derzeit noch nicht -absehbar.“ Zusätzlich zur gewohnten Kongressförderung unterstützt Graz Tourismus dieses Jahr die vorgeschriebenen Sicherheitsmaßnahmen für Tagungen – wie Präventionskonzepte und COVID-19-Beauftragte – mit einem kleinen Fixbetrag.
Land in Sicht
„Seit 19. Mai ist die neue Öffnungsverordnung in Kraft und wir verzeichnen bereits erste Firmentagungen in Stadt und Land Salzburg“, freut sich Gernot Marx, Managing Director des Salzburg Convention Bureaus. „Seminarhotels und Event Locations sind fast alle geöffnet und verfügen über die nötigen Sicherheits- und Präventionskonzepte. In Salzburg können auch Gäste aus dem Ausland (ohne Sozialversicherungsnummer) kostenfreie Corona-Tests in den Teststraßen des Roten Kreuzes buchen. Es gibt die Möglichkeit für veranstaltungsbezogene Teststraßen – das koordinieren wir gerne für die Kunden. Bereits seit Anfang des Jahres spüren wir, dass die Kunden gerne wieder physische Events planen wollen, und es fanden auch schon einige Veranstaltungen, wie etwa berufsbezogen notwendige Produktschulungen, statt. Aufgrund pandemiebedingter Einschränkungen konnten Meetings oft nur hybrid stattfinden. Das Angebot unseres Technik-Dienstleisters VTG Lichtstellwerk in Großgmain wurde sehr gut von den Kunden angenommen. Auch unsere Hotels und Locations haben viele Angebote für die hybride Umsetzung von Meetings parat. Wo möglich, wollen Kunden jedoch physisch aufeinandertreffen. Das rückt nun aufgrund der neuen Öffnungsverordnung wieder in Reichweite.“
Hybride Meetings werden bleiben
„Wie in ganz Österreich war auch in der Steiermark die Situation für die Tagungsanbieter sehr herausfordernd. Sowohl die Kongresszentren als auch die Tagungshotels und Eventagenturen haben ihr Kerngeschäft verloren“, -resümiert Mag. Andrea Sajben, Leiterin des Steiermark Convention Bureaus. „Jede Situation hat auch eine positive Seite. Viele Betriebe haben die vergangenen Monate genutzt und investierten in die Erweiterung oder Weiterentwicklung der Infrastruktur beziehungsweise auch der Angebotsgestaltung. So entstanden neue Programme mit noch mehr Nachhaltigkeit und Regionalität. Eine besonders große Aufgabe war die Haltung und Motivation der Mitarbeiter in der Kurzarbeit. Viele Hotels haben innovative Konzepte für virtuelle Teambuildings entwickelt. Weiters lag der Fokus auf internen Weiterbildungsmaßnahmen. Digitale und hybride Veranstaltungen funktionieren. Wir selbst blicken zurück auf eine äußerst gelungene hybride Gruppenversammlung mit unseren Mitgliedsbetrieben im Messe Congress Graz. Dennoch freuen sich die Leute schon sehr auf persönliche Begegnungen, die Möglichkeit des Networkings sowie After-Business-Programme. Gleichzeitig wird in Zukunft mehr auf Zeitmanagement und Ressourcenschonung geachtet. Deshalb bleiben hybride Meetings aktuell – und auch die digitale Kommunikation wird in speziellen Fällen weiterhin verstärkt in Anspruch genommen. Während der letzten rund 14 Monate hat sich im Bereich der Kommunikationstechnologie sehr viel getan, viele Tools können wir einfach nicht mehr wegdenken.“
Foto: Norbert Freudenthaler
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Quelle: Messe & Event Magazin
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